Onboarding trin for trin

Onboarding trin for trin er en guide, der viser de trin, fakulteter og institutter typisk skal indtænke, når de ansætter nye internationale medarbejdere på AU.

Guiden er udarbejdet i samarbejde med netværket for administratorer og målrettet administrative medarbejdere på institutter og fakulteter på AU.

Guiden giver et overblik, men kan ikke stå alene. Vær opmærksom på, at der kan være lokale processer på de enkelte institutter og fakulteter. 


Indledende kontakt og indhentning af oplysninger

Trin 1: Information fra instituttet

  • Institut/leder/ansættende leder informerer HR om kandidat/nye medarbejder
  • Ansættende leder skriver til kandidat og byder velkommen til nye job

Trin 2 - HR: Information og indhentning af oplysninger

HR-FAK sender intromail til kandidat/nye medarbejder med:

  • Oplysningsskema som kan downloades i TEMPLAFY under tekstelementer, AU HR Personalejura Paradigmer – Oplysningsskemaer, Supplerende Oplysninger ENG, Supplerende DVIP, VIP og AC TAP ENG

Følgende oplysninger formidles til kandidaten og indhentes via oplysningsskemaet eller på mail:

  • Info om og valg af pensionsordning
  • Orientering om forskerbeskatning
  • Orientering om arbejds- og opholdstilladelse
  • FAQ omkring ansættelsesvilkår
  • TR-samtykke og info ift. lønforhandlingen
  • Oplysninger om anciennitet, børn, bibeskæftigelse m.m.
  • Orientering om ISO og indhentning af samtykke til kontakt
  • Orienterer ISO om kandidaten

Trin 3: Information fra ISO

International Staff Office (ISO) sender information til nye medarbejder:

  • Expat Partner Programme intromail

Løntilbud og forhandling

Trin 4 - HR: Lønforhandling, arbejds- og opholdstilladelse mv.

HR sender løntilbud og indleder forhandling med kandidat/nye medarbejder:

  • Lønforhandling med TR og institutleder
  • Udarbejdelse af ansættelsesbevis
  • Orientering til instituttet, Økonomi på fakultetet og TR
  • Indhentning af oplysninger og dokumenter ift. arbejds- og opholdstilladelse
  • Ansøgning om arbejds- og opholdstilladelse
  • Anmodning om forskerbeskatning
  • Orientering til pensionskassen om International Pension
  • Info om Getting Started in Denmark
  • Info om CPR og NemKonto

Trin 5 - HR: Orientering til institut og bevillingshaver

Når ansættelsen er på plads og ansættelsesbevis er udstedt, orienterer HR instituttet og økonomiansvarlige/bevillingshaver herom:

  • Sender orienteringsmail til institut om at ansættelsesbevis er sendt
  • Sender adviseringsmail til bevillingshaver

Velkomst ved instituttet 2-4 uger før ansættelsesstart

Trin 6: Infomail fra institut

2-4 uger før ansættelsesstart sender instituttet 1. velkomstmail til nye medarbejder.

  • 1. velkomstmail:
    • Sikre at medarbejderen er i dialog med ISO
    • Bestilling af udstyr og opsætning af AU-mail
    • Program med startdato + første dag samt for den første uge/to uger inklusiv tilmelding til Getting Started in Denmark
    • Info om ferie, sygdom, adgangskort, materiale til nyansatte, skriv sig op til nyhedsmail
    • Info/samtale om intromøder, kontorplads, diverse systemoprettelser, mv.
    • Invitation til at se Digital Velkomst  
    • Evt. buddy

Find gode råd til onboarding før første arbejdsdag

Trin 7: Opgaver institut

Instituttet/leder/ansættende leder forbereder det praktiske forud for ansættelsesstart:

  • Bestilling af telefon + nøgle
  • Placering i kontor
  • Dueslag
  • Bestilling af PC
  • Åbning af adgangskort
  • Tilmelder til Getting Started + AU Workplace in Focus
  • Oprettelse i RejsUd
  • Instituttet/leder/ansættende leder indgår i dialog m. forskningsleder omkring intro program.
  • Instituttet/leder/ansættende leder afklarer hvem der tager imod 1. arbejdsdag.

Find værktøjer og tjeklister til rekruttering og onboarding

Ankomst til Danmark og første arbejdsdag

Trin 8: Velkomst institut

Første arbejdsdag byder instituttet velkommen og præsenterer introprogram:

  • Velkomstmorgenmad med afdeling
  • Officiel modtagelse af medarbejder på 1. dag af sektionssekretær
  • Buddy tilstede første dag
  • Rundvisning
  • Udlevering af diverse (nøgler, mv.)
  • Kort intromøde ved nærmeste leder
  • Administrativ velkomstsamtale
  • Møde ved institutleder hvor nye medarbejder ”klædes på” til at undervise og søge midler

Find gode råd til onboarding den første arbejdsdag

Trin 9: Ankomst til Danmark

Instituttet/leder/ansættende leder sikrer sig at nye medarbejder har mulighed for at deltage i ISO arrangementer og kender til mulighederne på AU for danskundervisning:

Opfølgning ved HR og instituttet

Trin 10: Infomail fra institut

Efter ankomst sender instituttet/leder/ansættende leder 2. velkomstmail.

  • 2. velkomstmail med yderligere information om:
    • GDPR
    • Undervisning
    • MitHR (ferie, fravær) 
    • Kantineforhold

Trin 11 - HR: Registreringer og lønudbetaling

HR følger op med nye medarbejder angående praktiske forhold i forbindelse med ansættelsen og udbetaling af løn:

  • Registrering i HRløn og mitHR
  • Afklaring af første lønudbetaling

3-måneders opfølgning

Trin 12: 3-måneders opfølgning ved instituttet

De tre første måneder er lederens og sekretærens indgangsvinkel for eventuelle spørgsmål.

  • 3 mdr. samtale med forskningsleder/ansættende leder
  • 3 mdr. opfølgning med sektionssekretær eller anden ansvarlig kontaktperson

Find gode råd og vejledning til tremånederssamtalen